利用案内 利用申し込みについて

利用者登録

施設ご利用にあたっては、「西東京市公共施設予約管理システム」への利用者登録が必要となります。既に他施設でのご登録があるお客様も、西東京市民文化プラザ登録の追加手続きが必要です。ご登録後、施設予約申込み、施設利用料金お支払い、本予約という流れとなります。

西東京市民文化プラザの登録に必要なもの

• ご本人(団体の場合は代表者または担当者)であることが確認できるもの(運転免許証、マイナンバーカード等、住所の記載があるもの)
• 住所が西東京市以外の場合、市外登録となり施設利用料金が市外料金(2割加算した料金)となります。
• 障害のある方や社会福祉法人の団体が登録される場合、施設利用料金及び附属設備利用料金が5割減免となります。必要書類等詳しくはお問い合わせください。
• 中学生以下が登録される場合は、保護者が登録申請してください。

インターネット申請の場合

下記より西東京市公共施設予約管理システムにアクセスします。

利用者画面

ページ右上にある「利用登録」(スマートフォン用は右上のメニュー内)を選んで、利用登録へ進んでください。
申請受付後、書類提出を求めるメールが届きます。メールにあるURLに必要書類のデータを送信してください。

利用者マニュアル(西東京市)こちらから

窓口申請の場合

使用者登録届書のご記入と必要書類の提示(本人確認証等)にて手続きいたします。
※申請用紙は資料ダウンロードページから事前にダウンロードできます。

施設予約と抽選申込

施設予約 (随時予約)

インターネット及び窓口から申込めます。

・インターネット申請の場合
申請後に利用内容の審査があり、承認後に仮予約となります。「お支払い期間」の項目に記載した期日までにオンライン決済(または窓口)でお支払い後、本予約となります。
インターネットのマイページから予約の確認、取消ができます。
インターネット申込みの手順は利用者マニュアル(西東京市)を参考にしてください。

・窓口での申込みの場合
施設使用申請書の記入が必要です。
※申請用紙は資料ダウンロードページから事前にダウンロードできます。

抽選申込

インターネットからのみ申込めます。
抽選申込の手順は利用者マニュアル(西東京市)を参考にしてください。
当選後はマイページにある「抽選申込一覧」で該当する月を選択、申込内容を開いて「当選確定」を押すと仮予約になります。その後、マイページにある「予約申込一覧」に反映し、オンライン決済(または窓口)で支払いが出来るようになります。
お支払い期間の項目に記載した期日までにお支払い後、本予約となります。

・抽選申込時の注意点
「申込み」を押すごとに1つの申込みとなります。
「申込みトレイ」に複数日や複数の施設を入れてから「申込み」を押すと、まとまった1つの申込みとなり、その申込みは「全て当選か、全て落選」のどちらかになります。
まとまった利用希望でない場合は、１件ごとに「申込みトレイ」に入れ、都度「申込み」までお進みください。その場合は、申込み件数ごとの当落となります。

申込時の注意点

・利用内容
情報入力欄の上部にある「利用内容」は必須項目となります。入力されないと予約に進めませんのでご注意ください。

・スペースのレイアウトパターン
スペースAとBをつなげる組み合わせは設備上出来ませんのでご注意ください。
その他レイアウトパターンは資料ダウンロードを参考にしてください。

第2希望予約受付について

スペース全面抽選落選者のみが申請できる第2希望の予約受付を、利用月の6ヵ月前の21日～23日に窓口にて受付けます。
受付は午前9時から開始します。午前9時までにお越しいただいた方は同着とみなし、順番を抽選の上受付いたします。
19日午前0時に抽選後の空き状況がこちらに公開されますので、利用希望日の日程が空いていることを確認し、窓口にお越しください。

お支払い期間及びお支払い方法

お支払い期間

・随時予約分
申込みを行った日から7日以内

・抽選当選分
スペース全面利用の場合：利用する月の6ヵ月前の月の９日～15日
それ以外の施設利用の場合：利用する月の2か月前の月の９日～15日

※期間内に本予約(お支払い)までのお手続きがない場合、申込みは自動的にキャンセルになる場合があります。

お支払い方法

窓口では現金及びキャッシュレス決済も対応しています。
インターネットでのオンライン決済も可能です。

利用できるオンライン決済方法
・クレジットカード(VISA／Master／JCB／Amex／Diners)
・コンビニ決済(ファミリーマート／ローソン／ミニストップ／セイコーマート／デイリーヤマザキ／ヤマザキデイリーストア)
・Pay-easy
・コード決済(PayPay／d払い／auPay／楽天Pay)

予約申請期間

施設予約や抽選、お支払いの期間は下記の表を参考にしてください。

キャンセル・変更にともなう施設利用料金の還付

すでに納入された施設利用料は原則として還付(返金)いたしません。
ただし、上記のいずれかに該当するときは窓口にて全部または一部を還付いたします。
なお、利用施設や利用区分については1回に限り変更できる場合があります。
還付を申請する際はご本人確認ができるものと印鑑を必ずお持ちください。
窓口でご記入いただく申請用紙は資料ダウンロードページから事前にダウンロードできます。

附属設備の予約

有料の附属設備・無料の共用備品は、いずれも予約システムからは予約出来ません。
施設の本予約後、先着順での窓口申請となり、在庫がある場合に予約が出来ます。
お電話、メール等での申請は受付けておりません。
附属設備・共用備品の利用料金や詳細に関してはこちら
窓口でご記入いただく申請用紙は資料ダウンロードページから事前にダウンロードできます。

ご利用上の諸注意とお願い

• 連続利用の期間は、同月内において５日を上限とします。ただし、スペースを展示室として利用する場合には、同月内において10日を上限とします。※連続利用の期間にある休館日は、利用日数に含まないものとします。
• 飲食可否については次の通りです。
  　飲食可
  　スペース：飲酒もできます。調理は出来ません。
  　会議室：お弁当等の軽食のみ可(飲食を目的とした利用は出来ません)
  　ホワイエ・ギャラリー：共有部分ですので、譲り合ってご使用ください。
  　飲食不可
  　防音室・1階学習コーナー(キャップ付きの容器で水分補給程度でお願いします)
  　ゴミは全てお持ち帰りください。
• 完全防音ではありませんので、間仕切りの外に音が響く場合がございます。複数のお客様が利用されている場合は、音や振動にはお互いにご配慮をお願いします。大きな音や振動の発生する物を使用し建物の1階～３階に影響があると想定される際には、ご利用を制限させていただく場合がございます。
• ご利用当日は受付にて5分前より部屋のカギをお渡しします。
• 館内の壁には養生テープを使用しての張り紙を許可しています。画鋲や両面テープでの張り紙は出来ません。
• 壁や備品などを破損した場合の修理代等の費用は、お客様のご負担となります。
• 催し物のチラシの設置を希望される方は窓口までお間い合わせください。チラシ・チケット等のお問合せ先には、当館の電話番号は掲載しないようにお願いいたします。
• 火気の取り扱いは固くお断りいたします。当施設は建物内全て禁煙です。
• 各部屋に掲示の避難経路を事前にご確認いただき、非常時は職員の指示にお従い下さい。
• 施設内の盗難においては一切責任を負えませんので、貴重品は必ず携帯してください。
• 盲導犬・聴導犬・介助犬以外の動物の入館はお断りします。
• 建物付近でのミーティング等は他のお客様や近隣へのご迷惑になりますのでご遠慮下さい。
• 公の秩序又は善良の風俗を乱すおそれがあるとき、施設等を損傷するおそれがあるとき、その他施設等の運営管理上支障があるときは、施設等の利用を承認いたしません。
• 利用申請の目的以外に施設等を利用したり、利用の権利を第三者に譲渡し、若しくは転貸することはできません。
• 利用者又は入館者は、許可なく次の行為をすることはできません。
  (1)勧誘又は署名活動　(2)物品等の販売又は陳列　(3)広告物等の掲示又は配布